Software distribusi pada dasarnya hadir untuk membantu proses aktivitas penyaluran barang atau jasa dalam suatu bisnis perusahaan. Namun fungsinya tersebut tidak dapat berjalan secara maksimal, apabila perusahaan tidak mampu memilih software distribusi yang sesuai dengan aspek bisnisnya.
Maka dari itu perusahaan perlu memastikan bahwa perangkat lunakdistribusi terpilih adalah yang terbaik, baik dari segi spesifikasi sistem, kelengkapan fitur, dan sebagainya. Dimana tidak hanya mampu menjamin, namun juga dapat memaksimalkan proses kegiatan distribusi untuk bisnis mereka.
Untuk membantu Anda dalam memilih software distribusi yang tepat. Simak dengan cermat wawasan terkait panduan memilih perangkat lunak distribusi pada artikel RedERP di bawah ini, ya!
Definisi Aktivitas Distribusi
Aktivitas distribusi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses penyaluran barang atau jasa, dimana bertujuan untuk mengirimkannya kepada konsumen.
Dalam hal ini, cepat atau tidaknya suatu barang sampai ke tangan konsumen dipengaruhi oleh sejumlah faktor, mulai dari kualitas moda transportasi distribusi, akses rute pengiriman, hingga software distribusi yang dipakai.
Kegiatan distribusi ini dilakukan oleh pihak distributor sebagai penunjang untuk memenuhi kebutuhan hidup manusia.
Namun, kegiatan ekonomi ini tidak bisa dijalankan sepenuhnya oleh satu individu saja. Perlu kerja sama dengan lebih dari satu pihak guna menjaga kelangsungan hidup dari kegiatan produksi. Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan distribusi antara lain produsen, distributor, dan konsumen
Masalah dalam Kegiatan Distribusi
Dalam prosesnya, kegiatan distribusi umumnya mengalami sejumlah permasalahan sebagai berikut.
- Mengalami kesulitan dalam mengendalikan aktivitas salesman terkait target penjualan, routing berkala, dan sejenisnya.
- Mengalami kesulitan dalam pengendalian debit limit pelanggan
- Mengalami kesulitan dalam pengendalian operasional masuk-keluar barang saat proses transaksi yang tergolong sangat besar dan cepat.
- Kesulitan untuk menentukan moda transportasi distribusi yang efisien
- Kesulitan dalam mengendalikan potongan harga dan promo di lapangan.
- Kesulitan ketika menangani kesalahpahaman yang terjadi antara salesman dan back office, terkait sales order dan on hand stock di warehouse.
Manfaat Software Distribusi
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, software distribusi memiliki fungsi utama yakni membantu para pelaku bisnis dalam mengelola aktivitas penjualannya. Aktivitas penjualan yang dimaksud dimulai dari tahap awal hingga tahap akhir. Di mana pihak konsumen telah menerima barang atau jasa yang mereka beli.
Adapun tahapan yang terjadi dalam aktivitas distribusi antara lain pengelolaan pesanan, pemantauan harga pasar, pengiriman barang, hingga penagihan pembayaran. Bahkan, beberapa perangkat lunak distribusi termutakhir, mampu mencakup kegiatan operasional bisnis lainnya mulai dari pengadaan bahan baku, akuntansi, manajemen inventaris, manajemen proyek, pemasaran dan penjualan, hingga pembangunan loyalitas pelanggan.
Berikut sejumlah manfaat yang dapat diperoleh perusahaan, apabila menggunakan software distribusi.
- Kesalahan atau human error dapat dicegah dengan baik
- Pengelolaan hingga proses analisis data dapat dilakukan secara real time
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Membantu proses pemantauan setiap operasional bisnis, tidak hanya aktivitas distribusi saja
- Menumbuhkan hubungan sesama karyawan menjadi lebih baik
- Proses pengelolaan tugas masing-masing divisi dalam aktivitas distribusi menjadi lebih mudah dan sistematis
Tips Memilih Software Distribusi Termutakhir yang Tepat
Sebelum mulai memilih software distribusi, ada baiknya Anda sebagai pelaku bisnis melakukan proses penilaian sekaligus pencocokan. Terkait kelengkapan fitur atau spesifikasi sistem software yang ditawarkan. Jangan sampai dana bisnis Anda terbuang sia-sia, akibat keliru dalam memilih software distribusi yang tepat.
Untuk mencegah hal tersebut, berikut sejumlah tips yang dapat menjadi pedoman saat memilih software distribusi sesuai kebutuhan bisnis Anda.
1. Integrasi (Integration)
Software distribusi termutakhir umumnya sudah terintegrasi, dimana telah terkoneksi dengan berbagai sistem lainnya.
Alhasil proses pengelolaan bisnis menjadi lebih mudah. Hal ini karena setiap data saling terhubung, sehingga dapat dikelola secara praktis sesuai kebutuhan Anda.
Kondisi tersebut tentu saja bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan setiap aspek operasional bisnis Anda. Tidak hanya berhenti pada optimalisasi aktivitas distribusi saja. Oleh karena itu, integrasi merupakan komponen terpenting yang harus Anda perhatikan saat memilih software distribusi.
2. Keamanan (Security)
Selanjutnya adalah keamanan sistem atau security system, dimana komponen ini dapat menjamin terlindunginya setiap data bisnis perusahaan Anda. Lebih detail, komponen ini dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kebocoran data perusahaan Anda di kemudian hari.
Software distribusi termutakhir pada dasarnya sudah dilengkapi fitur keamanan yang sudah teruji kualitasnya. Di mana mencakup fitur keamanan dasar dan lanjutan yang bersifat ekstensif, misalnya secure login, batas waktu sesi otomatis, otorisasi pengguna, dan lain sebagainya.
3. Kesesuaian (Compatibility)
Kesesuaian atau compatibility adalah komponen yang merujuk pada kemudahan pengoperasian software distribusi oleh pihak pengguna. Umumnya software distribusi memiliki dua komponen, yaitu back-end untuk produsen dan distributor serta front-end bagi perwakilan penjualan di lapangan.
Tampilan bagian back-end yang disukai mayoritas pengguna ialah berbentuk web. Hal ini karena, tampilan web memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam melihat laporan bisnis secara real time. Tanpa perlu lagi menginstal alat atau perangkat lunak tambahan.
Mengingat nantinya bagian front-end akan diintegrasikan pada perangkat seluler tenaga penjualan di lapangan. Maka sangat penting bagian front-end software distribusi memiliki fitur multi layar, di mana dapat berfungsi dengan baik pada setiap ukuran layar perangkat yang berbeda.
Supaya proses pengoperasian perangkat lunak oleh pengguna dapat berjalan dengan baik dan lancar.
4. Fleksibilitas (Flexibility)
Komponen fleksibilitas atau flexibility memungkinkan software distribusi dioperasikan kapan pun dan dimanapun oleh pengguna. Sekaligus membuat software distribusi mampu beradaptasi dengan kondisi, maupun skema bisnis yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau pengguna.
Kehadiran software distribusi juga harus mampu menuntun perusahaan atau penggunanya, untuk dapat beradaptasi dengan cepat terhadap setiap perubahan saluran distribusi. Sebagai contoh tersedianya fitur yang memungkinkan salesman untuk menggunakan perangkat software distribusi, sekalipun dalam status offline atau tanpa internet.
5. Skalabilitas (Scalability)
Komponen terakhir yaitu skalabilitas atau scalability, yang merujuk pada kemampuan sistem perangkat lunak distribusi dalam mempertahankan kinerjanya secara stabil. Sekalipun perusahaan atau pihak pengguna mengubah skala manajemen penjualan dan distribusinya.
Misalnya, apabila terjadi lonjakan permintaan pada suatu waktu. Software distribusi termutakhir akan secara otomatis menskalakan diri sesuai arus operasi yang ada.
Alhasil pihak perusahaan atau pengguna dapat menghemat waktu dan biaya pengoperasian secara signifikan. Kondisi tersebut tentu saja berpeluang meningkatkan laba atas investasi software atau Return On Investment (ROI) yang dilakukan perusahaan.
Itulah wawasan terkait panduan dalam memilih perangkat lunak distribusi yang tepat bagi bisnis Anda. Sebagai rekomendasi terbaik, Anda dapat memanfaatkan software ERP (Enterprise Resource Planning) solutif dan multifungsi dari RedERP.
Mengingat spesifikasi perangkat lunak ERP RedERP tidak hanya mencakup aktivitas distribusi saja, namun juga sejumlah aktivitas operasional perusahaan secara menyeluruh, mulai dari pengelolaan akuntansi harian, persediaan dan distribusi, manajemen pengadaan bahan baku, manufaktur dan produksi, manajemen aset, manajemen proyek, Point of Sales (POS), hingga manajemen penjualan serta pelanggan.
Perangkat lunak ERP RedERP juga sudah terintegrasi dan terotomatisasi sangat baik, dengan tampilan sistem yang user friendly. Sehingga Anda dapat mengoperasikannya secara praktis dan mudah.
Dari segi keamanan sistem pun, software ERP milik RedERP juga sudah teruji kemampuannya. Alhasil, Anda tidak perlu lagi khawatir akan risiko terjadinya penyalahgunaan atau kebocoran data di masa mendatang.
Source: https://rederp.co.id/blog/software-distribusi/
